Themen: Kanzleisoftware, Automatisierung, CRM, Business Intelligence, Herausforderungen, Implementierung, Kundensupport, Vertec.
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Guten Tag Herr Berli. Mehr als die Hälfte der grossen Kanzleien setzen heute bereits auf Vertec als Kanzlei-Managementsoftware. Könnten Sie uns bitte näher erläutern, welche Aufgaben Vertec übernehmen kann?

Vertec  ist eine umfassende Kanzleimanagement-Software, die zahlreiche zentrale Aufgaben in Anwaltskanzleien automatisiert und optimiert – mit einem klaren Fokus auf profitable Steuerung und Effizienz.

Zu den Kernfunktionen gehören die Mandats- und Fristenverwaltung, inklusive Konfliktcheck und KYC-Prozess, wodurch Interessenkonflikte vermieden und alle rechtlichen Vorgaben, wie das Geldwäschegesetz, eingehalten werden. Die Leistungserfassung ist einfach und präzise: Mit der Timer-Funktion lassen sich Arbeitszeiten schnell dokumentieren und transparent abrechnen. Rechnungen können als PDF per E-Mail oder in speziellen Formaten wie LEDES und XRechnung für internationale Mandate exportiert werden.

Zusätzlich erleichtert Vertec durch eine effiziente Ressourcenplanung und Freigabeprozesse die Auslastung der Mitarbeiter und optimiert Abläufe. Das integrierte CRM ermöglicht eine lückenlose Dokumentation von Mandantenbeziehungen und Event-Planungen – mit direkter Integration in Outlook, was den Systemwechsel erspart.

Vertec bietet zudem ein integriertes Business Intelligence (BI) Modul zur umfassenden Auswertung und Analyse: Kanzleien können Kennzahlen wie Umsatz, Kosten oder Gewinnverteilung einsehen und so fundierte strategische Entscheidungen treffen. Diese Daten lassen sich problemlos in BI-Programme wie Microsoft Power BI übertragen.

Vertec ist als Cloud Abo oder On-Premises-Lösung verfügbar und durch die «Vertec Phone App» auch mobil nutzbar, was Anwälten mehr Flexibilität bei der Nutzung der Software gibt und den administrativen Aufwand reduziert.

Wie verändert sich die Arbeit von Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten durch den Einsatz von Softwarelösungen wie Vertec?

Vertec reduziert administrative Aufgaben, wodurch Anwälte mehr Zeit für ihr juristisches Kerngeschäft haben.

Mit Vertec wird die Mandatsverwaltung deutlich vereinfacht, Interessenskonflikte lassen sich schnell und unkompliziert prüfen, und die Fristenkontrolle ermöglicht stets den Überblick über alle Termine. Das CRM-System erleichtert die Kontaktpflege erheblich. Leistungen und Spesen können mit wenigen Klicks erfasst und daraus Rechnungen erstellt werden. Das Business Intelligence Modul ermöglicht eine einfache Auswertung der Mandate, wodurch Kosten und wichtige Fakten überwacht und anschaulich dargestellt werden können.

Für welche Unternehmen ist Vertec besonders gut geeignet?

Vertec eignet sich besonders gut für mittelgrosse bis grosse Dienstleistungsunternehmen, die einen hohen Anspruch an Flexibilität und Effizienz haben. Insbesondere Anwaltskanzleien, die auf Mandaten arbeiten und ihre Leistungen und Abrechnungen effizient und einfach verwalten möchten, profitieren von den umfassenden Funktionen.

Bisher dürfen wir bereits über 1'200 Kunden zählen mit insgesamt über 35'000 Anwendern. Besonders bei Anwaltskanzleien ist Vertec sehr beliebt. Bereits mehr als die Hälfte der grossen Anwaltskanzleien in der Schweiz setzen auf Vertec, darunter  Bär & Karrer ,  Walder Wyss ,  VISCHER ,  Bratschi  und  MME.

Was sind Ihrer Meinung nach die Hauptgründe, warum über die Hälfte der grossen Kanzleien auf Vertec anstatt auf andere Softwares setzen, und welche speziellen Features sind dabei besonders beliebt?

Ein wesentlicher Grund für die Beliebtheit von Vertec ist die Anpassungsfähigkeit und Funktionalität der Software. Jede Kanzlei hat mit ihren Rechtsanwälten individuelle Abläufe und Bedürfnisse. Um diesen gerecht zu werden, bietet Vertec eine hochgradig anpassbare Standard Software. So lassen sich bspw. Berichtsvorlagen für Vorschussrechnungen, Honorarnoten und weitere Dokumente anpassen. Wiederkehrende Tätigkeiten oder auch Abfrageordner für bestimmte Auskünfte an Mandanten können einfach erstellt werden.

Auch der Weihnachtsversand ist bei den Anwälten oft ein wichtiges Thema. Vertec vereinfacht diesen Prozess und gewährleistet, dass die richtigen Adressaten eine von den zuständigen Anwälten unterschriebene Weihnachtskarte mit oder ohne Geschenk erhalten.

Mit fast 30 Jahren Erfahrung im Anwaltsmarkt kennt Vertec die Anforderungen von Kanzleien genau. Diese Expertise fliesst in die kontinuierliche Weiterentwicklung der Software ein, sodass Anwälte von spezialisierten Funktionen und einem Partner profitieren, der ihre Bedürfnisse versteht. - Urs Berli

Vertec passt sich dem Arbeitsalltag und den individuellen Bedürfnissen der Anwender schnell und einfach an. Und all das ohne Sorgen um die Updatefähigkeit der Software. Im Vertec Cloud Abo arbeiten unsere Kunden stets auf der neuesten Version der Kanzleisoftware, ohne sich selbst um Updates und um die technische Infrastruktur kümmern zu müssen.

Mit fast 30 Jahren Erfahrung im Anwaltsmarkt kennt Vertec die Anforderungen von Kanzleien genau. Diese Expertise fliesst in die kontinuierliche Weiterentwicklung der Software ein, sodass Anwälte von spezialisierten Funktionen und einem Partner profitieren, der ihre Bedürfnisse versteht. Zudem arbeiten wir mit erfahrenen Vertriebspartnern wie der  Lean Business AG  zusammen, die sich auf Kanzleien aller Grössen spezialisiert hat.

Welche Herausforderungen gibt es bei der Implementierung von Kanzlei-Managementsoftware, und wie begegnet Vertec diesen Herausforderungen?

Zu den Herausforderungen bei der Implementierung von Kanzleimanagement-Software gehören oft die Integration in bestehende Systeme und die Anpassung an die spezifischen Arbeitsprozesse der Kanzlei. Vertec begegnet diesen Herausforderungen durch eine hohe Flexibilität der Software und eine einfache Integration in gängige Dokumentenmanagementsysteme (DMS) wie Microsoft SharePoint und iManage. Hier verfügt Vertec über zahlreiche Anbindungsmöglichkeiten.

Können Sie uns ein konkretes Beispiel nennen, wie ein Unternehmen durch die Implementierung von Vertec Geschäftsvorteile erzielt hat?

Die Wirtschaftskanzlei  Walder Wyss AG  konnte dank Vertec ihre Arbeitsprozesse effizienter gestalten und massgeschneiderte Lösungen integrieren. Mit der Einführung der Software wurde die automatische Erfassung und Verrechnung von Arbeitsstunden pro Mandat optimiert, was die Abrechnung beschleunigte. Das integrierte CRM unterstützt die Kanzlei sowohl bei der Neukundenakquise und dem Planen und Durchführen von Roadshows, als auch bei der Pflege bestehender Kundenbeziehungen.

Zudem bietet Vertec umfassende Auswertungsmöglichkeiten, mit denen die Geschäftsleitung detaillierte Einblicke in KPIs und die Unternehmensentwicklung erhält, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

Zur ganzen Success Story geht es hier:  Walder Wyss über Vertec.

Dank der hohen Anpassungsfähigkeit ist Vertec auch für zukünftige Anforderungen von Kanzleien bestens gerüstet. Die «post implementation agility» wird von unseren Kunden sehr geschätzt, da sie es ihnen ermöglicht, flexibel und effizient auf neue Herausforderungen und Veränderungen im Marktumfeld zu reagieren.

Wie ist Ihr Kundensupport organisiert, und wie unterstützen Sie Ihre Kunden?

Vertec bietet einen umfassenden Support für seine Kunden. Unserem Support-Team ist es ein Anliegen, nah an unseren Kunden zu sein. Die durchschnittliche Zeit von der Anfrage bis zur Problembehebung dauert bei uns nur eine Stunde. Unsere schnellen Reaktionszeiten werden von unserer Kundschaft äusserst geschätzt.

Welche zukünftigen Entwicklungen erwarten Sie, und wie beabsichtigt Vertec, sich weiterzuentwickeln, um den sich wandelnden Bedürfnissen der Rechtsbranche gerecht zu werden? 

Vertec plant, seine Software weiter an die sich wandelnden Bedürfnisse der Rechtsbranche anzupassen. Auch die fortlaufende Integration von Business Intelligence-Funktionen, um die Kanzleiprozesse weiter zu optimieren, ist ein wichtiges Ziel.

Mit dem Release 6.8 werden wir eine Vielzahl neuer Funktionen und Verbesserungen einführen. Die leistungsstarke Volltextsuche erleichtert es, Informationen in Vertec zu finden – auch innerhalb von Dokumenten. Der mobile Zugriff auf alle Unterlagen macht die Nutzung unterwegs einfach und effizient. Zudem vereinfacht die automatische Belegerkennung die Spesenerfassung spürbar. Die Phone App bietet darüber hinaus eine optimierte Darstellung der erfassten Leistungen und eine verbesserte Übersicht der Aktivitäten.

Vielen Dank für den Einblick in Kanzleimanagementsoftware und Vertec. Wir wünschen Ihnen weiterhin alles Gute!